Voor alle leidinggevenden, projectleiders en coördinatoren in ons netwerk!

Dat we allemaal te maken hebben met de coronamaatregelen, welke nu de juiste zijn en in welke volgorde we mogen versoepelen, daar gaan we het natuurlijk niet over hebben. Dat is niet ons talent 😉

Wij hebben gekeken naar hoe het nu en straks op de werkvloer verder moet! We behandelen de komende week meerdere onderwerpen in verschillende blogs. Deze onderwerpen komen o.a. aan bod.

• Hoe behoud je de verbinding tijdens het thuiswerken;
• Wat is de impact op de individu, het team en de organisatie;
• Hoe start je goed op na versoepeling van de maatregelen;
• Invloed van deze crisis op persoonlijkheid en loopbaan.

Waarom vragen we specifiek aandacht voor dit onderwerp? Omdat we voorzien dat er organisaties zullen zijn die aan de slag gaan met de processen en capaciteit, maar minder oog hebben voor de mens en de impact van corona op de duurzame inzetbaarheid. Dit baart ons zorgen en daarom nemen we je kort mee. We hebben onderzoek gedaan naar wat experts op de verschillende deelgebieden zeggen en daar een korte samenvattingen van gemaakt, met tips waar je direct mee aan de slag kan.

Sociale binding met het team tijdens het thuiswerken

Nu de maatregelen langer duren merken wij dat de nieuwe situatie best went, bijzonder hoe snel dat gaat en dus hoe flexibel mensen eigenlijk zijn. Wij horen bijvoorbeeld dat bij een verzekeraar de werkvoorraden afnemen, mensen productiever zijn doordat vergaderingen en bijeenkomsten de agenda niet meer zoveel in beslag nemen. Maar het contact met alle collega’s op de werkvloer neemt af. Natuurlijk heb je contact met de collega’s die je leuk en interessant vindt, of waar je werkinhoudelijk mee samenwerkt. Maar je hebt daardoor dus misschien een aantal collega’s al weken niet online gezien of gesproken!

Hoe zorg je er nu als organisatie voor dat de sociale binding met de organisatie en het team blijft bestaan nu het thuiswerken en / of het werken in shifts nog even duurt?

1. Nog lang niet iedereen was gewend aan thuiswerken, niet alle systemen konden zoveel thuiswerkplekken aan en niet alles was beschikbaar vanuit huis. In de eerste weken is daar een work-around voor gemaakt om iedereen zo snel mogelijk aan het werk te helpen. Let er nu op dat je dit als organisatie blijft optimaliseren. Check of iedereen alle informatie krijgt of weet te bereiken. Probeer inzicht te geven en krijgen in elkaars activiteiten. Zo weet je wie waarmee bezig is en voorkom je overlap, irritatie of zelfs argwaan. Denk maar aan de ouders die overdag wel proberen te werken, maar steeds weggeroepen worden en ’s avonds het werk afmaken. Dan kan iemand die ‘gewoon’ overdag werkt en ’s avonds dus logischerwijs vrij is, het gevoel krijgen dat er aan de andere kant van de lijn niks gebeurt.
   
2. Probeer dan ook zoveel mogelijk bereikbaar te zijn. Op kantoor loop je even langs, maar online is de drempel hoger om zomaar even contact te zoeken. Ze voelen zich misschien bezwaard omdat ze niet weten of het uitkomt of wellicht is hun vraag helemaal niet relevant ten opzichte van de problemen die er nu op de organisatie afkomen. Dit is niet wat je uit wil stralen, dus stimuleer chatten en bellen met elkaar en plan als manager of coördinator wekelijkse belafspraken in met elk teamlid individueel en bespreek naast het werk ook de privézaken. Natuurlijk ben je niet altijd in staat om direct te reageren op een chat of telefoontje, dat verwacht ook niemand van je! Maar laat weten wanneer je er wel en niet bent, dat schept duidelijkheid.
   
3. Door het inbouwen van vaste contactmomenten met het team kan je regelmatig contact houden. Zo kan iedereen inbellen tijdens de koffie of de vrijmibo. Zo kan je met elkaar afstemmen welke taken afgerond zijn en welke nog moeten. Doe dit doormiddel van een video-bel tool. Zo kan je iedereen zien en heb je net een ander gesprek. Je kan naast de woorden ook (een deel van) de non-verbale communicatie zien en vergeet ook niet hoeveel de verzorging en uitstraling van een persoon of werkplek zegt. Door dit regelmatig te doen kan je sneller problemen ondervangen of mensen hulp aanbieden wanneer je je zorgen maakt. Deze momenten zijn goed voor de binding met collega’s, het team en de organisatie. Maar het geeft mensen ook het gevoel dat ze erbij horen en gezien worden. Hierover in het laatste deel meer.

Eenzaamheid is een ander onderwerp waar je in deze tijd en tijdens de gesprekken met verschillende collega’s scherp op mag zijn. Ook onder jongeren is eenzaamheid enorm toegenomen en leidt tot depressieve klachten. Het gevaar van deze klachten is dat er geen energie meer is voor wat dan ook. Soms is het al genoeg om positieve feedback te geven op het geleverde werk, doelen op werkgebied te blijven benoemen en vragen naar de voortgang en of wat er nodig is om verder te kunnen. Probeer ook de medewerker te laten formuleren wat de doelen zijn of wat er besproken is om zo te checken of de informatie juist is overgekomen. Waardering en complimenten, meer expliciet en wanneer maar kan is het advies voor deze groep! En wat ook enorm helpt is om een boek, artikel of film die jij gezien hebt te noemen, hij of zij dit ook te sturen en daar in het volgende gesprek op terug te komen. Dit verbindt, geeft een doel om het te gaan lezen of kijken en een gevoel ertoe te doen.

Meer weten?

We hopen dat deze reeks van blogs je helpt om te kijken naar wat er nodig is op de werkvloer, voor elke individu, om zo de duurzame inzetbaarheid voor de organisatie zo optimaal mogelijk te krijgen. Wil je de artikelen graag toegestuurd krijgen in de vorm van een whitepaper, dat kan!